Se a sua empresa for auditada, é importante manter a calma e seguir o processo indicado pela Microsoft. O objetivo da auditoria não é fechar sua empresa ou abrir um processo judicial, mas sim regularizar a situação comprando as licenças dos produtos em déficit.
Regularização
É essencial manter todas as licenças dos softwares em dia, guardar as notas fiscais de todos os equipamentos adquiridos com software instalado e preencher corretamente a planilha PUA, caso seja solicitada.
Além disso, é importante lembrar que a auditoria não se restringe apenas à equipe de auditores da Microsoft, mas também pode ser iniciada por denúncias através do portal Denuncie Pirataria, administrado pela ABES e BSA.
Ao seguir o processo indicado e regularizar a situação dentro do prazo estabelecido, a auditoria é encerrada e a empresa evita problemas financeiros e de reputação. Portanto, é fundamental manter a legalidade dos softwares e estar sempre em dia com as licenças.
A Microsoft está empenhada em ajudar as empresas a regularizar sua situação e evitar práticas de pirataria de software.
Sobre as auditorias
Se você seguir os procedimentos corretos, como fornecer as informações solicitadas pelos auditores e comprar as licenças necessárias para seus produtos, pode evitar problemas legais e financeiros no futuro. Portanto, em vez de se preocupar com a auditoria da Microsoft, os empresários devem usá-la como uma oportunidade para revisar seus processos de licenciamento de software e garantir que estão em conformidade com as políticas da empresa. Além disso, é importante garantir que seus funcionários estejam cientes das políticas de licenciamento e das implicações da pirataria de software. Em última análise, o objetivo da auditoria da Microsoft não é prejudicar as empresas, mas sim ajudá-las a se manterem em conformidade com as políticas de licenciamento de software e evitar práticas ilegais. Portanto, em vez de temer a auditoria da Microsoft, as empresas devem vê-la como uma oportunidade para aprimorar seus processos e melhorar sua reputação no mercado.
Como funciona a notificação Microsoft?
Todas as empresas estão sujeitos a receber uma fiscalização da fabricante Microsoft referente aos licenciamentos de seus softwares, a fim de verificar a conformidade com suas licenças. A Microsoft tem dois formatos de notificação: preenchimento de uma planilha chamada Posição de Utilização Atual (PUA) ou por meio do Inventário Microsoft (IM), que é uma aplicação instalada no servidor para identificar todos os produtos instalados. Na maioria dos casos, o preenchimento da planilha com as informações de todos os produtos utilizados costuma ser o método mais utilizado de auditoria.
Respondi a notificação, e agora?
Após o envio das informações, a Microsoft fará a análise de todas as informações inseridas na planilha e, se a empresa apresentar alguma não conformidade nas informações, serão solicitadas as notas fiscais para comprovação. Caso a empresa notificada não tenha como comprovar a aquisição de licenças com as notas fiscais ou realmente os softwares existentes não tenham as licenças de acordo, existe um prazo de 5 à 7 dias úteis para realizar a compra em um fornecedor credenciado Microsoft. Visto que este processo é mais comum do que se imagina, é de extrema importância que sejam armazenadas todas as notas e comprovações das aquisições das licenças. Além disso, é comum que as empresas voltem a ser notificadas e precisem repetir esse processo de tempos em tempos. Por isso, é muito importante realizar o inventário de rede.
É obrigatório responder à auditoria?
Esta resposta é muito simples: se a empresa faz uso do software, não tem motivos para não responder a notificação. No cenário ideal onde a organização está 100% legalizada, apenas é feito o envio das informações e o processo de auditoria se encerra sem maiores dificuldades. Nos casos em que a empresa faz uso, mas não tem a legalização, a Microsoft dá a oportunidade para que a notificada se legalize. Caso a empresa não responda a notificação, existirá um trâmite judicial onde a Microsoft entrará com uma ação cobrando multas e as punições que estão previstas em lei, visto que ela é a fabricante e detentora de todos os direitos.
Sendo assim, o não retorno a notificação vai se tornar mais caro visto que de qualquer forma a empresa terá que fazer as adequações adquirindo as licenças que não estavam legalizadas e ainda terá que lidar com o processo e multa.
