Se sua empresa foi selecionada para participar da auditoria Microsoft, esta é uma excelente oportunidade para regularizar sua situação a um custo significativamente menor do que enfrentar cobranças judiciais. Essas cobranças podem incluir multas, valores retroativos e a aquisição de licenças sem qualquer desconto. Ao receber a comunicação por meio de um parceiro autorizado da Microsoft, como a ITACS, é essencial estar preparado e informado sobre as etapas a seguir para garantir a conformidade e evitar prejuízos futuros.
Preencher e enviar o inventário dos softwares utilizados por meio do formulário enviado por e-mail. É essencial ser transparente e incluir todos os softwares no inventário, pois outros métodos de verificação podem ser solicitados para validar as informações fornecidas.
Caso sua empresa possua softwares regularizados, é possível comprová-los enviando os documentos de registro de licenças fornecidos pela Microsoft ou as notas fiscais de compra emitidas por revendas autorizadas.
A Microsoft realiza auditorias para garantir que as empresas que utilizam seus softwares estejam fazendo isso de maneira legal e regularizada. Além disso, buscamos combater a pirataria de software, que é um problema global e que pode trazer prejuízos significativos para as empresas que utilizam softwares ilegais
A auditoria começa de forma extrajudicial, com contato e-mail por parte dos auditores da Microsoft. Eles irão solicitar que a empresa preencham planilhas com todas as licenças de todos os dispositivos utilizados pela empresa. Essa planilha permitirá que a Microsoft realize o confronto de licenças cadastradas em seus controles com as que a empresa informou na planilha. Caso exista alguma diferença na conferência, serão solicitado o envio dos registros das licenças ou notas fiscais para comprovar a legalidade dos softwares em déficit encontrados. Inclusive, a Microsoft pode solicitar as notas fiscais de equipamentos adquiridos já com o software instalado, como computadores e notebooks, por exemplo.
Caso a empresa não regularize as licenças em déficit, a Microsoft pode tomar medidas legais para exigir regularização, que podem incluir processos judiciais. No entanto, a intenção da Microsoft não é abrir um processo judicial contra a empresa. O objetivo da auditoria é regularizar as licenças para que a empresa possa utilizar os softwares de maneira legal.
Para garantir a segurança e a autenticidade do processo de auditoria, é fundamental que a empresa e/ou o responsável saiba como identificar e validar os contatos.